வணிக வெற்றிக்கு வாடிக்கையாளர் திருப்தி மிக முக்கியம். ஆனால் பல சிறு வணிக உரிமையாளர்கள் எதிர்கொள்ளும் பெரிய சவால் – தினமும் வரும் நூற்றுக்கணக்கான வாடிக்கையாளர் கேள்விகளுக்கு விரைவாகவும் தொழில்முறையாகவும் பதிலளிப்பது. Dedicated customer support team நியமிக்க மாதம் ₹20,000-₹40,000 செலவாகும். இங்குதான் ChatGPT customer support தமிழ் உங்களுக்கு மிகப்பெரிய தீர்வாக அமையும்.
ChatGPT customer support தமிழ் வழிகாட்டி தொடரின் இந்த ஆறாவது பாடத்தில், WhatsApp queries, Email complaints, FAQ responses, மற்றும் பல்வேறு வாடிக்கையாளர் சேவை சூழ்நிலைகளில் எவ்வாறு AI-ஐ பயன்படுத்தி professional, empathetic பதில்கள் உருவாக்குவது என்பதை நடைமுறை உதாரணங்களுடன் கற்றுக்கொள்வோம்.
முந்தைய tutorials-ல் content creation பார்த்தோம். இப்போது real-time customer interactions-ஐ எவ்வாறு handle செய்வது என்பதை தெரிந்துகொள்வோம்.
ChatGPT Customer Support-க்கு எவ்வாறு பயன்படுகிறது?
Role-Based Prompting முக்கியத்துவம்
ChatGPT-ஐ customer support agent ஆக act செய்ய வைப்பது மிக powerful technique. இது AI-க்கு சரியான context மற்றும் tone கொடுக்கும்.
Basic Role Assignment:
"நீ ஒரு professional customer support executive ஆக நடிக்கவும்."
Advanced Role Assignment:
"நீ [Business Name]-ன் customer support manager. உன் பணி வாடிக்கையாளர்களுக்கு empathetic, professional, மற்றும் solution-focused பதில்கள் தருவது."
Customer Support பதிலின் 5 தங்க விதிகள்
SEO Services Madurai போன்ற நிறுவனங்கள் பின்பற்றும் best practices:
விதி 1: Acknowledge – வாடிக்கையாளர் concern-ஐ முதலில் ஒப்புக்கொள்ளுங்கள்
விதி 2: Empathize – அவர்கள் உணர்வை புரிந்துகொள்ளுங்கள்
விதி 3: Solve – தீர்வு அல்லது அடுத்த steps கொடுங்கள்
விதி 4: Assure – எதிர்காலத்தில் இது மீண்டும் நடக்காது என்று சொல்லுங்கள்
விதி 5: Thank – வாடிக்கையாளர் patience-க்கு நன்றி சொல்லுங்கள்
WhatsApp Customer Queries க்கான பதில்கள்
WhatsApp இன்று primary customer communication channel. ChatGPT customer support தமிழ் மூலம் instant, friendly responses உருவாக்கலாம்.
உதாரணம் 1: Order Status Query
Prompt:
நீ ஒரு bakery-ன் customer support person.
Customer query: "நான் நேற்று order செய்த cake இன்னும் வரவில்லை. என்ன பிரச்சனை?"
WhatsApp reply எழுது:
- Empathetic tone
- Order check செய்ததாக சொல்
- Expected delivery time கொடு
- Apology சேர்
- 30-40 சொற்கள், தமிழில்
- Emojis பயன்படுத்து
ChatGPT Output:
🙏 வணக்கம்!
உங்கள் order status-ஐ check செய்தேன். தற்போது delivery-ல் இருக்கிறது, இன்று மாலை 5 மணிக்குள் உங்கள் வீட்டை reach செய்யும் 🎂
தாமதத்திற்கு மன்னிக்கவும் 🙏
Tracking updates வேண்டுமா?
நன்றி!
[Shop Name]
உதாரணம் 2: Product Inquiry
Prompt:
Customer question: "உங்கள் tailoring shop-ல் party wear blouse design செய்கிறீர்களா? Rate என்ன?"
Professional WhatsApp reply:
- Yes என்று confirm செய்
- Starting price range கொடு
- Visit/call encourage செய்
- Friendly tone
- 35 சொற்கள், தமிழில்
ChatGPT Output:
நிச்சயமாக செய்கிறோம்! 💃
Party wear designer blouses எங்கள் specialty ✨
Starting rate: ₹800 முதல்
உங்கள் விருப்ப design காட்டுங்க, quote கொடுக்கிறோம்.
எப்போது visit பண்ணலாம்? 📞
[Number]
உதாரணம் 3: Complaint Handling
Prompt:
Angry customer: "உங்க product quality மிக மோசம். Waste of money!"
Handle this complaint diplomatically:
- Don't be defensive
- Apologize sincerely
- Ask for specific issue
- Offer solution (replacement/refund)
- 50 சொற்கள், தமிழில், calm tone
ChatGPT Output:
மிகவும் வருத்தப்படுகிறோம் 🙏
எங்கள் product உங்கள் எதிர்பார்ப்பை பூர்த்தி செய்யாததற்கு மன்னிப்பு கேட்டுக்கொள்கிறோம்.
என்ன specific issue இருந்தது என்று சொல்லுங்கள்? நாங்கள் உடனடியாக:
• Replacement அல்லது
• Full refund வழங்க தயாராக இருக்கிறோம்
உங்கள் நம்பிக்கையை மீண்டும் பெற விரும்புகிறோம் 💚
[Contact Person]
Email Customer Support Responses
Email-க்கு அதிக professional, structured responses தேவை.
உதாரணம் 4: Quotation Follow-up
Prompt:
Customer: "கடந்த வாரம் request செய்த quotation இன்னும் வரவில்லை"
Email reply எழுது:
- Apology
- Quotation re-send confirmation
- Check spam folder reminder
- Direct contact offer
- 100 words, professional English
- Proper email structure
ChatGPT Output:
Subject: Your Quotation - Sent with Apologies
Dear [Customer Name],
Thank you for your patience and for following up.
We sincerely apologize for the delay in sending your quotation. We've just re-sent it to your email address: [email]. Please check your inbox and spam/junk folder as well.
The quotation includes:
• Detailed pricing breakdown
• Service timeline
• Payment terms
• Validity period (valid till [date])
If you don't receive it within the next 10 minutes, please call us directly at [number] and we'll send it via WhatsApp immediately.
We value your interest and look forward to serving you.
Best regards,
[Your Name]
[Position]
[Company Name]
[Contact Details]
உதாரணம் 5: Product Defect Complaint
Prompt:
Customer bought mobile phone from my shop. Screen has issue within 2 days. Angry email வந்துள்ளது.
Professional response எழுது:
- Acknowledge frustration
- Warranty/replacement process explain
- Immediate action steps
- Timeline clear
- Compensation offer (optional)
- 120-150 words, empathetic tone, தமிழில்
ChatGPT Output:
பொருள்: உங்கள் மொபைல் பிரச்சனைக்கு உடனடி தீர்வு
அன்புள்ள [வாடிக்கையாளர் பெயர்],
புதிய மொபைலில் இவ்வளவு விரைவில் பிரச்சனை வந்ததற்கு மிகவும் வருத்தப்படுகிறோம். உங்கள் அதிருப்தியை முழுமையாக புரிந்துகொள்கிறோம்.
**உடனடி நடவடிக்கை:**
1. இன்றே எங்கள் கடைக்கு வாருங்கள் (அல்லது courier செய்யுங்கள்)
2. Technician உடனடியாக inspect செய்வார்
3. Screen replacement அல்லது புதிய phone - 24 மணி நேரத்தில்
4. முழு warranty continue ஆகும்
**சிறப்பு:** இந்த inconvenience-க்கு screen guard + back cover இலவசம்.
எந்த நேரத்திலும் எங்களை அழையுங்கள்: [Number]
மன்னிப்புடன்,
[உங்கள் பெயர்]
Manager
[கடை பெயர்]
FAQ Responses உருவாக்குதல்
Frequently Asked Questions-க்கு standard responses இருந்தால் நேரம் மிச்சமாகும்.
உதாரணம் 6: Service Business FAQ
Prompt:
நான் AC repair service நடத்துகிறேன்.
10 common customer questions மற்றும் அதற்கான clear, concise answers எழுது:
- Service charges
- Timing
- Brands covered
- Warranty
- Emergency service
- Payment methods
Etc.
ஒவ்வொரு answer-ம் 30-40 சொற்கள், தமிழில், friendly tone
ChatGPT Output:
**FAQ - AC Repair Service**
**1. Service charges என்ன?**
Basic inspection: ₹200. Actual repair cost பிரச்சனையைப் பொறுத்தது. Gas filling: ₹1500-2500. Spare parts extra. முன்கூட்டியே quote கொடுப்போம்.
**2. எந்த நேரத்தில் service கிடைக்கும்?**
காலை 8 முதல் இரவு 8 வரை. Emergency service 24x7 available (extra charges apply). Same-day service பெரும்பாலும் possible.
**3. எல்லா brands-க்கும் service செய்கிறீர்களா?**
ஆம்! Samsung, LG, Daikin, Voltas, Blue Star எல்லா brands-க்கும். Split மற்றும் window AC இரண்டுமே.
**4. Warranty கிடைக்குமா?**
எல்லா repairs-க்கும் 3 மாத warranty. Spare parts-க்கு manufacturer warranty அப்படியே இருக்கும்.
**5. Emergency service உண்டா?**
ஆம், 24x7 emergency service. கூடுதல் ₹300 charges. 2 மணி நேரத்திற்குள் technician வருவார்.
**6. Payment முறைகள்?**
Cash, UPI, Card எல்லாமே accept செய்கிறோம். Service முடிந்த பின் payment.
**7. Home visit-க்கு charges உண்டா?**
Basic inspection: ₹200 (repair செய்தால் இது free). Within 5km free, அதற்கு மேல் extra ₹100.
**8. எவ்வளவு நேரம் ஆகும்?**
Minor issues: 1-2 மணி. Major repairs: same day அல்லது அடுத்த நாள் (spare parts availability படி).
**9. Annual Maintenance Contract (AMC) உண்டா?**
ஆம். ₹2000/year. 4 free services, priority support, 10% discount on repairs.
**10. Booking எப்படி செய்வது?**
WhatsApp [number], Call [number], அல்லது website-ல் form fill செய்யுங்கள். Instant confirmation கிடைக்கும்!
Social Media Comments/Messages க்கான பதில்கள்
Facebook, Instagram comments-க்கு public-facing, brand-consistent responses.
உதாரணம் 7: Instagram Comment Response
Prompt:
என் boutique-ன் Instagram post-ல் comment:
"Price என்ன for this saree? மதுரையில் delivery செய்கிறீர்களா?"
Public comment reply எழுது (other followers-ம் பார்ப்பார்கள்):
- Price range hint (exact price DM-ல் சொல்வது)
- Yes, delivery confirm
- DM-க்கு invite செய்
- 20-25 சொற்கள், friendly, தமிழில்
ChatGPT Output:
Hi! ₹3500-4500 range-ல் கிடைக்கும் 💕 மதுரை free delivery! 🚚
Exact details-க்கு DM பண்ணுங்க, உடனே reply பண்றோம் 😊
#MaduraiBoutique
Difficult Customer Situations Handle செய்தல்
உதாரணம் 8: Refund Request Denial
Prompt:
Customer 15 days முன்பு வாங்கிய product-க்கு refund கேட்கிறார். But எங்கள் policy 7 days மட்டும். Product-ம் used condition.
Polite but firm response:
- Policy explain செய்
- Alternative solutions offer (exchange, store credit)
- Customer retention attempt
- 80 words, respectful tone, தமிழில்
ChatGPT Output:
அன்புள்ள வாடிக்கையாளரே,
உங்கள் refund request புரிந்துகொள்கிறோம்.
எங்கள் return policy படி, வாங்கிய 7 நாட்களுக்குள் unused products மட்டுமே refund செய்ய முடியும். உங்கள் product 15 நாட்கள் ஆகி, used condition-ல் உள்ளதால், refund கொடுக்க முடியாத நிலை.
**ஆனால் நாங்கள் உதவ விரும்புகிறோம்:**
• வேறு product-க்கு exchange செய்யலாம்
• Store credit-ஆக தொகையை வைக்கலாம் (10% bonus)
• Repair service தேவையா?
உங்களுக்கு ஏற்ற option தேர்வு செய்யுங்கள். Customer satisfaction எங்கள் முதல் priority.
[Contact Details]
Multi-language Support
உதாரணம் 9: Tamil-English Mix Response
Prompt:
[Digital marketing services](https://seoservicesmadurai.com/digital-marketing-services) பற்றி English-ல் enquiry வந்துள்ளது, but customer மதுரை-based.
Reply எழுது:
- Professional English
- But Tamil-friendly approach mention
- Services briefly list
- Call-to-action
- 100 words
ChatGPT Output:
Subject: Digital Marketing Services for Your Madurai Business
Dear [Customer Name],
Thank you for your interest in our digital marketing services!
We specialize in helping Madurai-based businesses grow online. Our services include:
• Social Media Marketing (Facebook, Instagram)
• Google Ads & Local SEO
• Website Development
• WhatsApp Business Setup
• Content Creation (தமிழ் & English)
**What makes us different:** We understand local Madurai market and can communicate in both Tamil and English, whatever you're comfortable with!
Free consultation available. Let's discuss how we can boost your business online.
Call/WhatsApp: [Number]
Email: [Email]
Best regards,
[Your Name]
SEO Services Madurai
Automated Response Templates உருவாக்குதல்
Out-of-Office/After-Hours Messages
Prompt:
My shop timing: 9 AM - 8 PM
After-hours WhatsApp auto-reply message:
- Operating hours தெரிவிக்க
- Emergency contact option
- Next day reply assurance
- 25 words, தமிழில், friendly
ChatGPT Output:
வணக்கம்! 🙏
எங்கள் shop நேரம்: காலை 9 - இரவு 8
உங்கள் message பெற்றோம் ✅
நாளை காலை reply பண்றோம். Emergency: [Number] 📞
FAQs
1. ChatGPT customer support தமிழ் பயன்படுத்தினால் personal touch இழக்குமா?
இல்லை, if you customize properly. ChatGPT templates-ஐ starting point-ஆக பயன்படுத்தி, customer-specific details சேர்க்கவும். உங்கள் brand voice maintain செய்யவும்.
2. எல்லா customer queries-க்கும் ChatGPT பதில் பயன்படுத்தலாமா?
Simple queries-க்கு நிச்சயம். Complex/sensitive issues-க்கு:
- ChatGPT draft உருவாக்கலாம்
- ஆனால் நீங்கள் personally review செய்து edit செய்யவும்
- Legal/medical advice கேட்டால் expert-ஐ consult செய்யச் சொல்லுங்கள்
3. Response time எவ்வளவு முக்கியம்?
மிக முக்கியம்! ChatGPT customer support தமிழ் உடன்:
- WhatsApp: 15-30 நிமிடங்களுக்குள்
- Email: 2-4 மணி நேரத்திற்குள்
- Social media: 1 மணி நேரத்திற்குள்
Fast response = higher customer satisfaction
4. Angry customers-க்கு AI பதில் safe-ஆ?
Careful-ஆக பயன்படுத்தவும்:
✅ ChatGPT draft ஆக பயன்படுத்தவும்
✅ Extra empathy சேர்க்கவும்
✅ Personally review செய்யவும்
❌ Generic template அனுப்பாதீர்கள்
5. எத்தனை FAQ prepare செய்ய வேண்டும்?
Minimum 10-15 common questions. Track:
- Delivery/shipping queries
- Payment issues
- Product specifications
- Return/exchange policies
- Service timings
- Contact information
6. ChatGPT customer support தமிழ் மூலம் chatbot உருவாக்க முடியுமா?
Direct chatbot இல்லை, but:
- Response templates உருவாக்கலாம்
- FAQ database prepare செய்யலாம்
- SEO content writing போல், மேலும் advanced tools-க்கு integrate செய்யலாம்
முடிவுரை
ChatGPT customer support தமிழ் வழிகாட்டி இந்த பாடத்தில், வாடிக்கையாளர் கேள்விகளுக்கு professional, empathetic, மற்றும் effective பதில்களை AI மூலம் எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதை கற்றுக்கொண்டீர்கள்.
முக்கிய Takeaways:
✅ Role-based prompting – ChatGPT-ஐ customer support agent ஆக act செய்ய வை
✅ 5 golden rules – Acknowledge, Empathize, Solve, Assure, Thank
✅ Platform-specific – WhatsApp, Email, Social media ஒவ்வொன்றும் வித்தியாசம்
✅ Always personalize – Templates-ஐ customize செய்யவும்
✅ Quick response – Speed matters in customer service
நடைமுறை Action Plan:
இன்று: 10 common customer questions-க்கு response templates உருவாக்குங்கள்
இந்த வாரம்: WhatsApp auto-reply மற்றும் FAQ page setup செய்யுங்கள்
இந்த மாதம்: All customer touchpoints-க்கு standard responses prepare செய்யுங்கள்
அடுத்த பாடம்: Social Media Visual Content
Tutorial 7-ல் கற்றுக்கொள்ளப் போவது:
✅ ChatGPT + Canva combination
✅ Social media post ideas
✅ Visual content captions
✅ Content calendar planning
குறிப்பு: இந்த ChatGPT customer support தமிழ் வழிகாட்டி SEO Services Madurai கல்வி தொடரின் Tutorial 6. OpenAI ChatGPT மற்றும் customer service best practices official resources-ல் மேலும் தகவல் காணலாம்.
